PajakOnline.com—Tanda terima merupakan suatu bukti telah berlangsungnya transaksi serah terima barang, uang, dokumen, atau jasa antar 2 pihak. Misalnya, ketika ada seorang kurir mengantarkan paket, mereka akan meminta penerima barang untuk menandatangani dokumen setelah barang diserahkan. Dokumen inilah yang disebut sebagai tanda terima.
Tanda penerimaan ini dokumen yang sangat penting dalam aktivitas bisnis, sebab guna menghindari kesalahan yang timbul saat pengiriman atau kehilangan barang. Oleh sebab itu, surat ini biasanya berisi keterangan barang secara detail, seperti jenisnya, jumlah, nama penerima, dan tanggal penyerahan barang. Meski, keterangan dalam surat tersebut bisa saja beragam tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan. Namun, setidaknya keterangan tersebut harus tertera dalam dokumen tanda terima.
Berikut ini fungsi tanda terima, yakni:
1. Sebagai Alat Kontrol Internal
Bukti tanda penerimaan ini, perusahaan jadi dapat mengetahui bahwa pegawai yang diberi tanggung jawab untuk menyerahkan dokumen/barang telah melakukan tugasnya dengan baik.
2. Sebagai Arsip Keluar-Masuk Barang dan Dokumen Milik Perusahaan
Dokumen ini akan menjadi arsip penting ketika terjadi kesalahpahaman antara pengantar dan penerima barang. Dengan adanya surat tanda terima, Anda bisa melacak kebenaran bahwa barang yang diantar sudah diterima.
Terdapat beberapa contoh dokumen tanda terima. Berikut ini 5 contoh yang sering digunakan, yakni diantaranya:
1. Tanda Terima untuk Pertokoan
Dalam kegiatan bisnis ini, pemilik toko biasanya akan memberikan atau menerima tanda terima atas transaksi yang terjadi.
2. Dokumen Penyerahan Barang Kantor
Sejalan dengan kegiatan penyerahan barang kantor. Sebuah kantor tentu memerlukan barang-barang yang secara berkala dibeli atau konsumsi. Misalnya, alat tulis kantor, air mineral, kursi/meja, dan barang lainnya yang perlu diisi ulang. Semua penyerahan barang tersebut, harus memiliki bukti tanda penerimaan.
3. Tanda Terima untuk PT
Umumnya, kegiatan yang dilakukan sebuah PT tidak lain adalah perpindahan barang. Dalam melaksanakan kegiatan tersebut, dibutuhkan surat tanda penerimaan barang. Keterangan dalam dokumen tersebut harus detail dan jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman ketika proses pemindahan barang.
4. Dokumen Penyerahan Kendaraan Bekas
Dokumen penyerahan kendaraan bekas ini muncul apabila Anda membeli kendaraan dari pihak individu lain. Ketika proses pengiriman kendaraan, pengirim dan penerima kendaraan wajib memberikan form tanda penerimaan, yang nantinya menjadi bukti bahwa pihak kedua telah menerima kendaraan yang ia beli dari pihak pertama. Tak hanya itu, dokumen penyerahan barang pun akan menjadi bukti transaksi bagi perusahaan Anda.
5. Dokumen Tanda Terima untuk Sekolah
Dokumen tanda terima juga diperlukan untuk sekolah, muncul apabila terjadi transaksi pembelian barang berupa peralatan atau hal-hal yang menunjang kegiatan belajar mengajar di sebuah sekolah. Seperti, bangku, meja, papan tulis, lemari, dan lain sebagainya.
Apa bedanya dokumen tanda terima dengan invoice atau faktur?
Sederhananya, keduanya dapat dibedakan dilihat dari perannya dalam sebuah transaksi. Invoice sendiri merupakan dokumen tertulis yang dikeluarkan penjual yang mana di dalamnya terdapat tagihan yang perlu dibayar oleh konsumen. Isi keterangan di dalam invoice biasanya tentang kuantitas, harga, diskon (bila ada), nomor invoice, jumlah dan total pembayaran, tanggal penerbitan faktur, dan tanda tangan penjual.
Invoice dikirimkan sebelum dilakukannya pembayaran pada barang untuk menunjukkan total biaya yang harus dibayarkan. Nantinya faktur akan sangat dibutuhkan dalam menyusun laporan laba rugi perusahaan dagang.
Berikut ini skema alur aktivitas transaksi pada umumnya:
Surat penawaran (Quotation) > Order penjualan (Sales order) > Invoice/Faktur > Surat tanda terima > Kwitansi.
Terlihat pada gambar diatas, surat tanda penerimaan diberikan setelah invoice diterima dan produk dikirim kepada pembeli. Tujuan dari kedua dokumen ini pun berbeda. Invoice bertujuan sebagai informasi penagihan pembayaran, sementara tanda penerimaan hanya terkait penerimaan barang saja. (Azzahra Choirrun Nissa)
